Espace de travail collaboratif

Tout le dossier d'une action au même endroit

Une action municipale ne se résume pas à une ligne dans un tableau. C'est un dossier vivant, avec ses échanges, ses documents, ses photos, son histoire.

Aujourd'hui, le suivi d'un projet municipal se disperse. Les échanges sur un chantier dorment dans une boîte mail. Les photos avant/après passent d'un téléphone à un disque dur, parfois vers un outil de gestion de projet hébergé à l'étranger. La délibération qui a lancé le projet se perd dans un PDF sur un serveur partagé. Le bon de commande de l'entreprise se range dans un dossier comptable. Le compte-rendu de la dernière réunion de chantier reste en pièce jointe d'un mail vieux de trois mois.

Quand un habitant pose une question, quand un journaliste demande un point d'étape, quand un nouvel agent reprend le dossier, il faut tout rassembler. Et le rassemblement prend souvent plus de temps que le projet lui-même.

Dunyon réunit l'ensemble en un seul lieu. Chaque action devient son propre dossier collaboratif : conversations, documents, historique, statut, géolocalisation. Tout est lié, daté, retrouvable. Et tout reste sur un serveur européen.

Une action, un fil de discussion

Sur chaque action, vous ajoutez des commentaires. Ni des mails, ni des messages égarés dans une boîte de réception : des notes contextuelles, attachées au projet, dans l'ordre chronologique.

« Réunion sur site ce matin avec l'entreprise. Démarrage des travaux confirmé pour le 15 mars. » « Délai prolongé d'une semaine, intempéries. À rediscuter en conseil. » « Phase 1 terminée. Photo ci-jointe. »

Chaque commentaire porte le nom de son auteur, sa date, son contexte. Il devient une trace, et la somme de ces traces forme la mémoire vivante de l'action.

Vous choisissez la visibilité de chaque commentaire. En privé, il reste visible uniquement par les membres de la collectivité connectés à Dunyon. En public, il apparaît aussi sur la fiche publique de l'action, si vous en publiez une. Cette distinction sépare ce qui relève du travail interne (arbitrages, points de blocage, échanges techniques) de ce qui relève de la communication aux habitants (annonces de jalons, retours photo, point d'étape).

L'éditeur reste simple : gras, italique, listes, liens. Aucune mise en forme complexe à apprendre. Vous écrivez comme dans un mail, en moins formel.

À chaque nouveau commentaire, les membres de la collectivité reçoivent une notification. Vous n'avez pas à vérifier l'application toutes les heures : dès que quelque chose bouge sur une action, vous êtes informé.

Documents : un classement par projet, pas par dossier

Quand vous gérez une opération municipale, vous accumulez des pièces : la délibération qui l'a autorisée, le plan de l'architecte, le bon de commande, le compte-rendu de réunion, les photos avant/après, le devis comparatif, parfois une convention.

Dans la plupart des collectivités, ces documents sont rangés par type : un dossier « délibérations », un dossier « marchés », un dossier « comptes-rendus ». Logique sur le papier, impraticable au quotidien. Quand vous cherchez les pièces d'un projet précis, vous ouvrez cinq dossiers différents, vous repérez les bons fichiers, vous vérifiez les dates. Et quand le secrétaire qui connaissait le rangement part à la retraite, la mémoire part avec lui.

Dunyon range les documents par action. Chaque fiche projet contient ses propres pièces. La délibération de lancement, les plans, les photos de chantier, le bon de commande, le compte-rendu de réception : tout est attaché à l'action, classé chronologiquement, accessible en deux clics depuis la fiche.

À l'envoi d'un document, vous indiquez son type (délibération, plan, photo, bon de commande, compte-rendu, devis, avec la possibilité de créer vos propres typologies), sa visibilité (privée pour une consultation interne, publique pour un téléchargement depuis la fiche publique de l'action) et une légende courte pour resituer le contexte.

Les formats acceptés couvrent l'essentiel des usages : PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, images, RTF, CSV. Que vous travailliez sous Office, sous LibreOffice, ou que vous receviez des fichiers d'un partenaire externe, ça passe.

Une sécurité pensée pour les données publiques

Les documents d'une collectivité ne sont pas anodins. Une délibération non encore publiée, un bon de commande, une convention en négociation, des photos de personnes : ces éléments doivent être protégés.

Dans Dunyon, aucun document n'est accessible par une adresse web devinable. Les fichiers ne sont pas posés dans un dossier public, comme c'est trop souvent le cas dans des solutions improvisées. Ils sont stockés dans une zone serveur que personne ne peut interroger directement. Chaque téléchargement passe par un contrôle de droits : qui demande le fichier, en a-t-il le droit, le document est-il bien marqué comme accessible à ce niveau.

Un document privé ne peut être ni trouvé par un moteur de recherche, ni retrouvé en testant des URL. Un document marqué public, lui, est téléchargeable par tout visiteur de la fiche publique de l'action. C'est l'usage explicite que vous en faites, et il reste traçable.

L'ensemble est hébergé par OVHcloud, acteur français, sur des serveurs situés en Europe, soumis au droit européen et au RGPD. Vos données restent sur le continent. Elles relèvent d'un hébergeur européen, et non d'une société soumise à des législations extra-européennes permettant l'accès aux données sans en informer le client. Cette garantie ne se voit pas au quotidien, mais elle fait toute la différence le jour où elle compte.

Lecture seule ou contribution : chacun à sa place

Tous les membres d'une collectivité n'ont pas vocation à modifier toutes les actions. Un élu de l'opposition, un agent d'accueil, un conseiller municipal sans portefeuille opérationnel ont besoin de consulter, pas forcément de produire.

Dunyon distingue les rôles. Les utilisateurs en lecture seule consultent toutes les actions de la collectivité, lisent les commentaires, téléchargent les documents auxquels ils ont droit, sans pouvoir modifier les actions elles-mêmes. En revanche, ils peuvent commenter et déposer des documents. Cela correspond à la réalité d'une mairie : un agent de terrain photographie un nid-de-poule signalé et l'attache à l'action correspondante, sans demander à l'administrateur de la base.

Cette souplesse permet une appropriation large de l'outil. Plus de personnes participent, plus le dossier de chaque action s'enrichit, plus la mémoire collective devient solide.

La transparence active, au-delà de l'obligation légale

La plupart des communes publient des informations en ligne parce que la loi l'impose. C'est de la transparence passive : on met à disposition ce qu'on est tenu de mettre à disposition.

La transparence active raconte l'action publique au fil de l'eau. « Les travaux de la rue des Tilleuls ont démarré ce lundi. » « La phase 2 est terminée, la chaussée a été refaite, voici les photos. » « Voici la délibération qui a autorisé cette opération, en téléchargement. » C'est une posture politique autant qu'une posture de communication.

Avec Dunyon, vous activez la fiche publique d'une action. Sur cette fiche apparaissent les commentaires marqués publics, qui forment une chronologie narrative du projet, et les documents marqués publics. Un habitant qui clique sur « la rue des Tilleuls » depuis la carte de la commune voit le calendrier réel des travaux, les annonces de jalons, les pièces officielles. Sans que vous ayez à produire un dossier de communication séparé.

Cette transparence reste graduée. Vous arbitrez, commentaire par commentaire, document par document, ce qui devient public et ce qui reste interne. Vous gardez la main.

Pourquoi cette unification change le quotidien

Quand le suivi d'une action est centralisé, plusieurs choses évoluent en profondeur.

Vous cessez de jongler entre une boîte mail, un outil de gestion de projet étranger, un service de fichiers en ligne et un disque dur partagé. Vous récupérez le temps passé à reconstituer le contexte d'un dossier, et ce temps revient à l'action elle-même.

Vous cessez de dépendre d'outils extra-européens pour des données publiques françaises. C'est un sujet de souveraineté numérique, et aussi un sujet d'image : quand un habitant ou un journaliste demande où sont stockées les données de la commune, vous donnez une réponse claire et défendable.

Vous cessez de perdre la mémoire des projets à chaque mouvement de personnel. Quand un secrétaire part, qu'un adjoint change de portefeuille ou qu'une équipe se renouvelle, le savoir reste dans Dunyon. La passation devient un partage de comptes plutôt qu'une transmission orale.

Vous cessez de communiquer dans l'urgence. La fiche publique d'une action raconte le projet au fil de l'eau, et quand on vous interroge, la réponse est déjà visible. Vous passez de la défensive à la reddition de comptes.

En résumé

L'espace de travail collaboratif de Dunyon transforme chaque action municipale en dossier vivant : commentaires datés et nominatifs, documents typés et sécurisés, choix privé/public sur chaque élément, hébergement européen, accès gradué selon les rôles.

Vous quittez le jonglage entre cinq outils pour un pilotage centralisé, souverain, et partagé avec les habitants quand vous le décidez.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Nous accompagnons chaque collectivité dans la prise en main, de la création des premiers commentaires à la configuration des typologies de documents adaptées à votre fonctionnement. La mise en route prend généralement quelques heures.